1. Wie zijn wij?
- A.B. Financials is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
- A.B. Financials, gevestigd te Almere
- KvK 89111494
- BTW NL004693233B14
- E-mail: info@abfinancials.nl
- Telefoon: 085 115 5402
- Website: www.abfinancials.nl
2. Welke gegevens verwerken wij
Afhankelijk van de dienst en jouw relatie met ons kunnen wij verwerken:
- Contactgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres, factuuradres
- Identificerende gegevens: geboortedatum, nationaliteit, KvK-nummer, BTW-nummer, gegevens van het identiteitsbewijs (in verband met Wwft)
- Financiële gegevens: bankrekeningnummer, facturen, betalingen, jaarstukken
- Gegevens van werknemers van klanten (bij salarisadministratie): naam, BSN, geboortedatum, adres, loon- en contractgegevens
- Technische gegevens via de website: IP-adres, browsertype, bezoekgedrag
- Communicatie: berichten via e-mail, WhatsApp, Teams en telefoon
3. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens
- 3.1 Wij verwerken het Burgerservicenummer (BSN) van Opdrachtgevers en van werknemers van Opdrachtgevers, uitsluitend voor zover dit wettelijk verplicht of toegestaan is, met name voor belastingaangiften en salarisadministratie.
- 3.2 Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan zestien jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien je vermoedt dat wij zonder toestemming van een ouder of voogd gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op via info@abfinancials.nl en wij verwijderen die gegevens.
4. Waarom wij gegevens verwerken
- Uitvoering van de overeenkomst en onze diensten
- Communicatie over je opdracht of vragen
- Facturering en betaalverwerking
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
- Verbetering van onze dienstverlening en website
- Werving en selectie bij sollicitaties
5. Op welke rechtsgrond verwerken wij gegevens
Wij verwerken jouw gegevens op basis van de volgende grondslagen:
- Voor de uitvoering van de overeenkomst (boekhouding, jaarrekening, aangiften, salaris): grondslag is uitvoering van de overeenkomst
- Voor de fiscale bewaarplicht en Wwft-cliëntenonderzoek: grondslag is wettelijke verplichting
- Voor communicatie en facturatie: grondslag is uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang
- Voor beveiliging van onze systemen en bedrijfsvoering: grondslag is gerechtvaardigd belang
- Voor werving en selectie bij sollicitaties: grondslag is gerechtvaardigd belang gedurende de sollicitatieprocedure, en toestemming van de sollicitant voor het bewaren van gegevens na afronding van de procedure
6. Geautomatiseerde besluitvorming en inzet van AI
- 6.1 Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor jou hebben of jou anderszins in aanzienlijke mate treffen.
- 6.2 Wij maken bij onze werkzaamheden wel gebruik van geautomatiseerde systemen en tools voor kunstmatige intelligentie, waaronder ingebouwde AI-functionaliteit in fiscale aangiftesoftware en boekhoudsoftware. Deze tools genereren suggesties ter ondersteuning van onze werkzaamheden.
- 6.3 De inhoudelijke beoordeling, controle en eindverantwoordelijkheid liggen altijd bij een natuurlijk persoon binnen A.B. Financials. Wij staan in voor het eindresultaat dat wij aan jou leveren.
7. Wie heeft toegang tot je gegevens
Wij delen gegevens alleen wanneer noodzakelijk voor onze diensten of als de wet dat vereist. Onze belangrijkste verwerkers zijn onder andere:
- Strato (Duitsland, EER): zakelijke e-mail en hosting van de website
- Informer (Nederland): boekhoud- en administratiesoftware
- Aanvullende software voor jaarrekeningen (Nederland of EER): voor het opstellen van jaarrekeningen, indien van toepassing
Een actuele lijst van verwerkers is op verzoek beschikbaar via info@abfinancials.nl. Verder kunnen gegevens, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:
- Belastingdienst en andere overheidsinstanties
- UWV, pensioenfondsen en arbodiensten bij salarisadministratie
- Banken en betaalproviders
- Juristen of accountants indien noodzakelijk
- Met al deze partijen sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.
8. Bewaartermijnen
- Fiscale en boekhoudkundige gegevens: zeven jaar
- Salarisgegevens: zeven jaar
- Wwft-cliëntenonderzoek: vijf jaar na beëindiging van de relatie
- Sollicitatiegegevens: maximaal één jaar na afronding van de sollicitatieprocedure, mits de sollicitant daarvoor toestemming heeft gegeven
- Contactformulieren zonder vervolgrelatie: maximaal twee jaar
- Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
9. Beveiliging
- 9.1 Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
- 9.2 Onze software gebruikt encryptie en toegangsbeheer, en personen die werkzaamheden verrichten voor A.B. Financials zijn gebonden aan geheimhouding.
10. Cookies
Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de site, bijvoorbeeld voor het onthouden van je sessie of voorkeuren tijdens je bezoek. Voor functionele cookies is geen toestemming vereist op grond van de Telecommunicatiewet en de AVG. Wij plaatsen geen analytische cookies, marketingcookies, of trackingcookies van derden. Er worden geen gegevens over jouw bezoekgedrag gedeeld met externe partijen voor marketingdoeleinden.
11. Jouw rechten
Onder de AVG heb je recht op:
- Inzage in je gegevens
- Rectificatie van onjuiste gegevens
- Verwijdering ("recht om vergeten te worden")
- Beperking van de verwerking
- Dataportabiliteit
- Bezwaar tegen de verwerking
- Intrekking van eerder gegeven toestemming
- Verzoeken stuur je naar info@abfinancials.nl. Wij reageren uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek.
- Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om je te identificeren. Je mag in een kopie van je identiteitsbewijs de pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan), paspoortnummer en BSN onleesbaar maken ter bescherming van je privacy.
12. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Als je een klacht hebt en wij komen er samen niet uit, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Wijzigingen publiceren wij op www.abfinancials.nl/privacyverklaring met versiedatum.
14. Contact
Voor vragen over deze verklaring of over jouw gegevens: info@abfinancials.nl of 085 115 5402.